Einer der drei Grundpfeiler der Konferenz zur Zukunft Europas  sollen neben der Plenarversammlung und der interaktiven mehrsprachigen Internet-Plattform die sog. Bürgerforen bzw. Agoren sein. Durch ihre Einführung soll es erstmals zu einer starken Verschränkung von repräsentativer und partizipativer Demokratie in einem gemeinsamen Format kommen. Die Foren stehen dabei grundsätzlich allen Bürger*innen der EU offen und zielen auf einen digitalen Dialog mit den EU-Institutionen ab.

Konkret ist geplant, dass in den Europäischen Bürgerforen die verschiedensten Themen erörtern und Diskussionsvorschläge vorbereitet werden. Dabei sollen sie in Bezug auf die geografische Herkunft, das Geschlecht, das Alter, den sozioökonomischen Hintergrund und/oder das Bildungsniveau der Bürger*innen repräsentativ sein. Dennoch wird insbesondere jungen Menschen eine besondere Rolle zukommen, da deren Teilnahme für die langfristige Wirkung der Konferenz von wesentlicher Bedeutung ist.

Um eine repräsentative Besetzung der Foren zu erreichen, werden sie nach einem Losverfahren zusammengesetzt. Die virtuellen Treffen sollen dann jeweils eine Woche andauern und dabei über Webstreaming und die Veröffentlichung der entsprechenden Unterlagen auf der bereits erwähnten Plattform nachverfolgt werden können.

Doch es wird nicht nur Bürgerforen auf Ebene der EU geben. Jeder Mitgliedstaat und jedes Organ kann im Einklang mit seinen nationalen bzw. institutionellen Besonderheiten zusätzliche Veranstaltungen organisieren und weitere Beiträge zur Konferenz leisten, etwa durch nationale Bürgerforen oder thematisch passende Veranstaltungen, auf welchen die einzelnen Beiträge aus den Foren zusammengetragen werden.

Über die mehrsprachige interaktive Plattform soll eine möglichst breite Informationsstreuung über den Fortgang der Konferenz wie auch eine Beteiligung an der Konferenz ermöglicht werden. Über die Plattform können sich einzelne Bürger*innen oder auch regionale bzw. lokale Bürgerforen an den Debatten mit eigenen Beiträgen beteiligen und gleichzeitig Rückmeldungen von anderen Konferenzteilnehmer*innen bekommen.

Eine Plenarversammlung der Konferenz wird schließlich sicherstellen, dass die Empfehlungen der nationalen und europäischen Bürgerforen nach Themen geordnet erörtert werden, mit offenem Ergebnis und ohne dass der Gegenstand auf vorab bestimmte Politikbereiche beschränkt wird.

Es wird also für vollständige Transparenz – ein wesentlicher Grundsatz der Konferenz – gesorgt, da alle Beiträge und Veranstaltungsergebnisse gesammelt, analysiert, überwacht und öffentlich zugänglich gemacht werden. Die wichtigsten Ideen und Empfehlungen der Plattform werden als Input für die europäischen Bürgerforen und die Plenarversammlungen genutzt, wo sie zur Erstellung der Schlussfolgerungen der Konferenz erörtert werden.

Die Plenarversammlung der Konferenz tritt hierzu mindestens alle sechs Monate zusammen und setzt sich gleichberechtigt aus Vertreter*innen des Europäischen Parlaments, des Rates und der Europäischen Kommission sowie Vertreter*innen aller nationalen Parlamente und aus Bürger*innen der EU zusammen.